La gestione documentale aziendale fa parte del nucleo di archiviazione documenti, ed è un compito da assolvere a regola d’arte. Negli ultimi decenni, si assiste a un’evoluzione che cambia la necessità di una vicinanza geografica del fornitore. Difatti, la rilevanza attribuita alla rapidità di accesso ai documenti, alla conformità normativa dei servizi offerti e alla sicurezza strutturale delle installazioni è diventato un elemento che concorre nella scelta dei partner operativi.
Perciò, in un ambito in cui le aziende sono sempre più soggette a normative stringenti e a esigenze di tempestività nell’accesso alle informazioni, la prossimità fisica perde la sua connotazione privilegiata, cedendo il passo a servizi di archiviazione documenti Napoli con criteri di valutazione qualitativa che riflettono l’adeguatezza del fornitore a rispondere efficacemente alle sfide contemporanee.
Un esempio emblematico di tale cambiamento è rappresentato dalla decisione degli operatori portuali di Napoli di avvalersi della SGA Srl, un’entità situata nel Nord Italia con due decadi di esperienza nel settore. La scelta è stata influenzata non soltanto dalla sua riconosciuta affidabilità, consolidata ampliamente dell’azienda, bensì dalla presenza di depositi certificati secondo standard internazionali quali il Certificato di Prevenzione Incendi (CPI) e la norma ISO 9001, che attestano l’impegno per la qualità e la sicurezza.
Nondimeno, l’implementazione di un sistema di vigilanza attivo 24 ore su 24 e l’adozione di impianti antincendio a schiuma ad alta espansione contribuiscono a creare un ambiente operativo che soddisfa – e addirittura supera – le aspettative in termini di protezione e sicurezza dei dati archiviati.
Archiviazione documenti: le aziende del sud richiedono i servizi del nord
I fattori esplicati in precedenza e relativi all’archiviazione documenti si configurano come determinanti nella costruzione di una relazione sinergica tra fornitori e clienti, ponendo le basi per una gestione documentale che abbraccia il futuro in modo responsabile e innovativo. Pertanto, si è registrata una crescente propensione delle aziende situate nel Mezzogiorno a selezionare fornitori di servizi di archiviazione documentale provenienti dal Settentrione.
Per quale motivo? La tendenza può essere interpretata attraverso l’analisi di fattori multidimensionali, tra cui le disparità infrastrutturali, la differenziazione dei livelli di servizio e l’accesso a tecnologie avanzate. Le aziende del Nord tendono a beneficiare di un ecosistema imprenditoriale maturo, supportato da investimenti significativi in innovazione tecnologica e digitalizzazione, elementi che si traducono in un’offerta di servizi più efficiente e competitiva. In aggiunta, si tratta di una strategia di mitigazione del rischio, in quanto le aziende meridionali potrebbero percepire una maggiore affidabilità e stabilità operativa nelle soluzioni offerte da attori economici consolidati e sempre a passo con i tempi e con le normative.
L’integrazione di impianti antincendio a schiuma ad alta espansione non deve essere sottovalutata: tali sistemi rappresentano una barriera fondamentale contro il rischio di distruzione documentale dovuto a incendio, e ciò permette la continuità operativa e la preservazione del patrimonio informativo aziendale.
I punti a favore delle aziende specializzate nella gestione documentale: depositi certificati (CPI, ISO9001), vigilanza h24 e impianti antincendio a schiuma ad alta espansione
Un esempio emblematico di società di gestione documentale è SGA Service con sede a Brescia che è stata scelta come partner dagli operatori portuali di Napoli. La sua forza risiede nella velocità di fornire una copia digitale di uno specifico documento entro quattro ore lavorative dalla richiesta e il documento fisico entro il giorno successivo. E questo interessa solo la parte funzionale. Per quanto riguarda il rispetto delle normative vigenti, si presenta come un fornitore affidabile e altamente preparato.
Tuttavia, non finisce qui, poiché oltre ai due aspetti elencati sopra, offre una pluralità di vantaggi strategici, che si manifestano attraverso l’implementazione di protocolli certificati come il Certificato di Qualità ISO 9001 e il Certificato di Prevenzione Incendi (CPI) in ottica di sicurezza sul lavoro. Stiamo parlando di certificazioni necessarie a fini legali che attestano la conformità agli standard internazionali riconosciuti, e fungono da catalizzatori per l’ottimizzazione dei processi interni, in quanto assicurano un’elevata efficienza operativa e una gestione documentale sistematica.
La formalizzazione di procedure standardizzate e l’adozione di best practices consentono alle aziende di ridurre il rischio di errori umani e di migliorare la tracciabilità delle informazioni, incrementando così la trasparenza e la responsabilità all’interno delle organizzazioni. A questo si aggiunge la necessità di avere una vigilanza continua h24 in merito alla salvaguardia delle informazioni sensibili.
Le aziende come SGA che operano in questo ambito sono dotate di sistemi avanzati di monitoraggio e di controllo, i quali garantiscono un’interfaccia costante tra le risorse fisiche e digitali. L’approccio proattivo è indispensabile nel minimizzare le probabilità di accesso non autorizzato e nel favorire una rapida identificazione e risposta a potenziali incidenti critici.
