Dettagli e informazioni utili sulla fatturazione elettronica

La sfida della fatturazione elettronica B2B sta coinvolgendo una grande quantità di clienti e fornitori che hanno diverse caratteristiche. Tutti si stanno muovendo nella direzione delle transazioni digitali possibili grazie all’utilizzo di piattaforme software appositamente strutturate.

Grazie a questi strumenti le aziende riescono ad adattarsi a qualsiasi requisito tecnico e legale dei modelli di fatturazione elettronica stabiliti dalla normativa.

Le esigenze di ciascuna azienda devono integrarsi con gli elementi di attuazione del progetto, come nel caso dei processi di gestione per l’amministrazione e la manutenzione di queste risorse, che sono strutturali per rafforzare il business e aumentarne il valore.

Uno scambio fluido e sicuro di messaggi tra le aziende rappresenta un conseguente risparmio anche nelle infrastrutture.

La fatturazione elettronica tra privati dal 2019 sarà obbligatoria in Italia, per questo sarà fondamentale automatizzare e digitalizzare tutti i processi di un’azienda. La trasformazione digitale delle imprese è in forte ascesa proprio nell’ottica di allinearsi alla normativa.

La Legge di Bilancio 2018 ha sancito che le fatture per i residenti in Italia dovranno rispettare regole precise di realizzazione, emissione e archiviazione. I documenti elettronici dovranno essere in formato XML “fatturaPA” e saranno inviate/ricevute attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate.

La Fatturazione Elettronica dovrebbe essere una garanzia per combattere l’evasione fiscale e l’atteggiamento più costruttivo sarà iniziare a digitalizzare tutti i processi, che possano ristabilire nuovi flussi di informazioni automatizzati e velocizzati.

Uno dei più importanti benefici della fatturazione elettronica è il risparmio di carta ed energia, che secondo l’Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano, un’azienda che produce più di 3000 fatture all’anno potrà risparmiare circa 10 € a fattura.

L’importanza della marca temporale e della firma digitale

L’Agenzia delle Entrate ha definito che la data di emissione è quella riportata nella fattura, esattamente nel campo <Data>, che si trova nella sezione “Dati Generali”, all’interno del file XML_PA.

Per quanto riguarda la data di ricezione è il destinatario che l’attesta mediante i canali telematici, quali PEC, web service o FTP. Attenzione a due eccezioni in merito:

• chi riceve la fattura è un consumatore che non è soggetto a IVA dovrà segnalare la data di ricezione come “data di messa a disposizione”, ovvero, il momento in cui la fattura è disponibile nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate, nella sezione cassetto fiscale;
• se il recapito del ricevente non è raggiungibile o inattivo, la data di ricezione valida è la “data di presa visione” della fattura nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate, nella sezione cassetto fiscale.

L’utilizzo dei canali di trasmissione

La trasmissione della fattura elettronica avviene mediante SDI (Sistema di Interscambio) e l’utilizzo della PEC, web services o trasmissione di dati su FTP, tutti servizi messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, che rende disponibile la procedura via web, anche con una Mobile App, un software e un generatore di QR-Code, permettendo di acquisire automaticamente le informazioni del destinatario.

Ogni canale di trasmissione richiede specifiche procedure di accreditamento SDI, per esempio per i canali web service e FTP, ai quali verrà assegnato il codice numerico di 7 cifre, definito Codice Destinatario.

Per ogni fattura elettronica correttamente ricevuta il Sistema di Interscambio, effettua dei controlli formali e in caso negativo recapita, entro 5 giorni, una “ricevuta di scarto” al soggetto mittente, sullo stesso canale di invio, quindi la fattura si considera “non emessa”, e il mittente ha 5 giorni per inviarla correttamente.

Nel caso di controllo positivo, invece, il Sistema di Interscambio recapita la fattura elettronica al ricevente, e invia al soggetto mittente una “ricevuta di consegna”, contenente l’informazione della data di ricezione, con cui la fattura si considera emessa.

I software per la fatturazione elettronica (vedi Savino Solution e-Invoice 7), più completi possono effettuare preventivamente in automatico i controlli che eseguirebbe il Sistema di Interscambio, evitando così l’inconveniente degli “scarti”.