L’archivio rappresenta il complesso dei documenti prodotti da una azienda, pubblica o privata, durante lo svolgimento della propria attività. La sua perfetta organizzazione risponde in particolare al bisogno di conservare il materiale documentario in modo razionale al fine di renderlo facilmente recuperabile nei momenti in cui dovesse nuovamente servire. Proprio per questo motivo le imprese sono solite cercare strumenti in grado di ottimizzare le operazioni e permettere una archiviazione rapida ed efficiente.
Quali sono gli strumenti più diffusi per archiviare in ufficio?
Nei grandi uffici, per esempio, è molto complicato riuscire a tenere in ordine la documentazione cartacea, una mancanza che rischia di tradursi in notevoli perdite di tempo in fase di ricerca. La possibile risposta a questa esigenza può essere rappresentata da strumenti come i raccoglitori registratori per documenti, i faldoni per ufficio, i contenitori per archiviazione e magazzino, i portatabulati ad anelli, le cartelle sospese, gli schedari alfabetici e rotativi. Proprio grazie ad essi è possibile dare un certo ordine a tutta la documentazione che entra nella struttura lavorativa e porre le basi non solo per non smarrire nulla, ma anche per dare al complesso dei documenti raccolti un minimo di razionalità.
L’importanza delle cartelline portadocumenti
Se quelli che abbiamo ricordato sono gli strumenti più diffusi per l’archiviazione di un ufficio, va comunque notato come sia sempre più evidente la preferenza per le cartelline portadocumenti, proprio per la semplicità di utilizzo che le caratterizza. Tra di esse vanno ricordate in particolare: le cartelle con elastico, quelle speciali, i portadocumenti a soffietto e quelle sospese.
Ad accomunarle è in particolare la capacità di conservare e proteggere i documenti ad esse affidati, rendendoli immediatamente disponibili in caso di bisogno, senza dover ricorrere ad affannose ricerche.
L’importanza delle cartelline portadocumenti risalta non soltanto nella fase di archiviazione, ma anche quando si rende necessario riuscire a proiettare una immagine di efficienza su un cliente che magari è stato curato per mesi. In questi casi confondere un documento con un altro può riverberare una immagine negativa, di scarsa professionalità ed è quindi da evitare assolutamente.
Peraltro la disponibilità di uno strumento di questo genere è in grado di assicurare un livello di riservatezza che è assolutamente fondamentale in un ambiente di lavoro, oltre a livelli di sicurezza notevoli, derivanti dalla buona robustezza che caratterizza le cartelline portadocumenti. Una serie di peculiarità che hanno convinto molte aziende a preferirle per l’archiviazione dei documenti.
