Ci possono essere mille e più ragioni per cui, a un certo punto, ci si trova nella situazione incresciosa di dover organizzare un qualsiasi tipo di evento. Per farlo bisogna seguire una scaletta precisa di passi da fare.
Per organizzare un evento che abbia successo, a prescindere dal tipo di evento, dal tema e dal perché lo si stia organizzando, in effetti, non esistono pre-requisiti che servano per farcela. Tutti possono mettersi a ideare, preparare, allestire: non ci vogliono competenze speciali in merito. A meno che non si tratti di una festa o una manifestazione talmente grossa (proporzioni di massa) che ci sia la necessità di ingaggiare un’agenzia eventi a Roma, ad esempio (presupponendo che viviate nella captale).
L’unica cosa che si deve per forza riuscire a fare è seguire, passo dopo passo, queste dieci indicazioni molto importanti.
Metti per iscritto obiettivi e scopo dell’evento
Aiuta molto, durante l’organizzazione e l’allestimento di un evento, avere chiaramente in testa dove si vuole andare a parare. In pratica, sapere qual è il senso di tutto, il perché e comprendere quali devono essere anche i nostri obiettivi immediati, oltre che lo scopo a lungo termine, è il modo giusto di realizzare delle cose concrete che appaiano anche coerenti con il messaggio che si sta lanciando.
Riunisci un team
Sebbene il detto dica che “chi fa per sé fa per tre”, questa cosa in realtà raramente vale, soprattutto se l’intento è lavorare in maniera professionale sul serio. Non possiamo essere bravi a fare tutto, no. Allora, dal momento che organizzare un evento è un’attività che si divide in più settori di competenza, trovate persone che sappiano fare cose di cui voi non siete in grado, per completare il quadro in maniera perfetta.
Stabilisci una data
La data è talmente importante che il messaggio che avete intenzione di mandare potrebbe arrivare meglio o peggio in base anche al periodo in cui si sceglie di ambientare il proprio evento. State attenti a qualsiasi cosa: festività, eventi vicini, impegni quotidiani del target di gente che volete partecipi, e così via.
Caratterizza il tuo evento
Un evento ha bisogno di un tema. Perché? Il motivo è semplice: la gente si deve sentire coinvolta per partecipare attivamente. Una volta stabilito a quale target vi rivolgete, fate qualcosa che a loro piaccia e allestite l’evento in maniera che loro si possano sentire in un luogo gradevole e sentano il desiderio che l’esperienza si ripeta.
Prepara un piano strategico
In termini di mercato, si chiamerebbe appunto “business plan”: più o meno si fa allo stesso modo. Bisogna essere meticolosi; creativi, ma meticolosi. Perché il successo di un evento dipende sostanzialmente da quanto bene i pezzi del puzzle si sono incastrati, alla fine, fra di loro. Tutto deve combaciare alla perfezione e nessuno deve trovare qualcosa per cui lamentarsi.
Pensa alla burocrazia
Ci sono sempre delle scartoffie da sbrigare, non fatevi illusione. Un bell’evento ha bisogno di cose che soltanto attraverso una marea di pratiche potete riuscire a raggiungere: ad esempio, la location ideale, il service, i permessi commerciali, e così via.
Cerca partner e sponsor
Gli eventi costano, lo sappiamo tutti. A meno che non siate figli di sultani che nascondono lingotti d’oro dentro a delle caverne nascoste sotto la sabbia nel deserto, avete la necessità impellente di trovare più di uno sponsor. Anche i partner sono indispensabili perché si possa arrivare a un buon livello organizzativo.
Fai pubblicità
Come fanno le persone a partecipare al mio evento, se non sanno quando esso si svolge, dove e neppure che esista un evento al quale dover partecipare? Questa è una delle prime domande che dovreste porvi, perché la pubblicità è forse la prima cosa che determina la riuscita di una manifestazione o una festa.
Stabilisci un budget
Per comprare le cose che servono ad allestire l’evento, ci sarà sicuramente bisogno di anticipare del denaro. Per evitare di spendere troppi soldi in maniera sconclusionata, andrà stabilito un budget quanto prima.
Chiedi un feedback
È importante fare il meglio che si può, ma a volte questo meglio non è necessariamente “bene”; e dal momento che non nasciamo già tutti bravi, ma possiamo imparare dai nostri errori, i feedback della gente che viene ai nostri eventi sarà un buono spunto per migliorarci come organizzatori.