Tutti i benefici dell'archiviazione ad anelli

Il ricorso ai raccoglitori ad anelli è indispensabile per organizzare e gestire in modo efficace e preciso i documenti di un archivio o di un ufficio. A ben vedere, però, le proposte che si possono trovare sul mercato sono molte di più e non si limitano unicamente alle soluzioni ad anelli: ci sono, per esempio, i faldoni e i registratori con meccanismo a leva, che si vanno ad aggiungere ai registratori ad anelli. Anche se possono sembrare prodotti simili, in realtà essi si differenziano gli uni dagli altri per caratteristiche ben precise: imparare a conoscerli e a riconoscerli è fondamentale per avere la certezza di usufruire di ciò di cui si ha veramente bisogno.

Come scegliere

Le due tipologie fondamentali di prodotti a disposizione sono quelle dei registratori e dei raccoglitori. La confusione linguistica, però, è sempre in agguato, anche perché - per esempio - i registratori a leva sono conosciuti anche con il nome di raccoglitori-archivio. Tali prodotti, a cui si può fare riferimento anche parlando di classificatori o di dossier, sono muniti di una custodia protettiva da cui sono contenuti. La loro peculiarità è costituita, però, dal sistema ad anelli con levetta. Vi si ricorre, quasi sempre, per la conservazione di documenti che sono destinati a essere consultati in maniera occasionale.

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it è possibile trovare un vasto assortimento di soluzioni di questo tipo, pensate per assecondare ogni genere di esigenza nei luoghi di lavoro e non solo. Quasi tutti i registratori sono concepiti per la conservazione di fogli in formato A4, che possono essere riposti all'interno di buste trasparenti o più semplicemente forati. Il registratore formato protocollo è uno dei più venduti, ed è alto 34 cm per 28 cm di profondità: il classico formato A4, appunto. Per le scaffalature che sono caratterizzate da spazi più contenuti, invece, si fa affidamento sui registratori formato commerciale, che sono sempre profondi 28 cm ma sono alti 3 cm in meno.

Quali registratori acquistare?

Come si può intuire, per individuare il tipo di formato più in linea con i propri bisogni occorre tenere conto dell'altezza degli scaffali su cui i registratori e i raccoglitori andranno collocati. Un altro dei fattori che è bene valutare in vista di un acquisto è quello che riguarda la larghezza del dorso: è chiaro, infatti, che più un registratore è largo e maggiore è la quantità di documenti che possono essere archiviati. In genere, sono due le larghezze standard dei dorsi: quella da 5 cm e quella da 8. Il rivestimento è un altro elemento che può indurre a optare per un modello o per un altro: è in carta nei prodotti più economici, in pvc o in ppl in quelli che costano un po' di più. Le soluzioni plastificate, ovviamente, fanno in modo che i rilegatori possano durare più a lungo.

Le variabili da considerare

Lo spessore dei raccoglitori può essere influenzato dal tipo di cartone che viene adoperato per il rivestimento: esso incide sulla robustezza e sulla stabilità dei prodotti. Infine, è bene non sottovalutare l'importanza delle etichettature: è sempre consigliabile indicare il contenuto dei vari registratori scrivendolo sul dorso di ognuno, sempre a condizione che si abbia la certezza che essi non debbano essere impiegati per un altro scopo in un momento successivo. In tal caso, meglio optare per le etichette.