La gestione documentale può essere definita come la corretta amministrazione di un documento, partendo dalla sua origine, arrivando alla sua stessa conservazione. Ogni documento, infatti, possiede al suo interno delle informazioni che devo essere acquisite per poi essere consultabili e conservabili nel tempo. Questo a prescindere dalla sua natura di nascita, digitale o cartacea che sia.
Negli ultimi anni, la crescita esponenziale di informazioni da acquisire ha deteriorato l’organizzazione delle informazioni utili e importanti, da quelle amministrative, a quelle giuridiche e così via. I sistemi di gestione documentale permettono la corretta archiviazione di tutte le fondamentali nozioni presenti in ogni documento.
Nello specifico
In generale, la gestione documentale, è la modalità tramite la quale si gestiscono e si archiviano i dati in proprio possesso. Nello specifico, si utilizza il termine Dms (Document management system) il quale indica anche i software utilizzati che permettono di organizzare qualsiasi tipo di documento e file. Ad esempio: documenti scannerizzati, mail, Pec, fatture, file in Word, immagini, ecc.
Le nuove tecnologie ci permettono inoltre di utilizzare software gestiti da remoto, così da avere informazioni trattate in tempo reale e distruggendo la necessità di dialogare esclusivamente col computer su cui sono installati. Tramite questo sistema possiamo organizzare e archiviare tutto in maniera semplice, avendo anche la possibilità di condividere questi dati con chi desideriamo.
I vantaggi
I vantaggi di una corretta gestione documentale sono fondamentali al miglioramento dell’efficienza di un’azienda e corrispondono a un’ottima azione strategica.
- Facilità di ricerca: quando nel proprio archivio si hanno grosse quantità di documenti e file, è necessario poterli recuperare e consultare con semplicità e immediatezza.
- Efficienza: un magazzino digitale organizzato migliora senza dubbio l’efficienza per qualsiasi tipo di necessità.
- Accessibilità: non c’è bisogno di essere fisicamente presenti nel luogo di archiviazione, l’accesso è possibile ovunque, dal web e da client.
- Sicurezza: nessun rischio di perdita fisica di documenti importanti. Tutti i file vengono monitorati e gestiti nel rispetto delle normative e della privacy.
- Risparmio: gestione, spedizione, archiviazione di documenti cartacei richiede un costo elevato, specialmente con l’aumentare del numero degli stessi. Grazie alla gestione documentale digitale, questi costi vengono abbattuti.
- Eco-Friendly: nel rispetto dell’ambiente, si riduce l’inquinamento grazie a una pressoché eliminazione totale della carta.